Bidang-Bidang Manajemen

F. Bidang-Bidang Manajemen
     Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, pengertian manajemen ditinjau dari segi seni adalah seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Ini berarti bahwa dalam sebuah organisasi, ada orang yang merencanakan dan mengorganisasikan serta ada tenaga pelaksana. Fungsi-fungsi seperti inilah yang disebut seni manajemen.
Seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, bidang-bidang manajemen itu dikhususkan berdasarkan tujuan masing-masing. Bidang-bidang manajemen itu antara lain manajemen produksi, manajemen pemasaran, manajemen keuangan, manajemen personalia, dan manajemen administrasi. Uraian berikut akan membahas secara ringkas bidang-bidang manajemen tersebut.

1. Manajemen Produksi
     Manajemen produksi merupakan salah satu bidang manajemen yang penting. Ketika mutu produk atau jasa menjadi kunci dalam memenangi persaingan bisnis, peran manajemen produksi terasa semakin penting bagi perusahaan. Kegiatan produksi yang buruk dapat mengakibatkan pemborosan dalam bentuk menumpuknya persedian. Kegiatan produksi yang buruk juga dapat berakibat pada rendahnya mutu produk atau jasa yang dihasilkan. Banyak perusahaan yang gagal bersaing di pasar karena lemah dalam pengelolaan produksi. Di lain pihak, ada perusahaan yang berhasil memenangi persaingan karena mengelola kegiatan produksinya dengan baik.

a. Pengertian manajemen produksi
Manajemen produksi dapat diilustrasikan dengan sebuah sekolah menengah atas. Awalnya, kepala sekolah bersama-sama dengan dewan guru, menetapkan sasaran yang akan dicapai oleh sekolah. Contohnya, nilai rata-rata Ujian Nasional siswa atau tingkat kelulusan dalam SPMB. Untuk mencapai tujuan tersebut, sekolah membutuhkan siswa, guru, gedung sekolah, perlengkapan (misalnya papan tulis dan kapur), dan sebagainya. Sekolah merencanakan berapa jumlah siswa yang akan diterima, berapa jumlah guru yang dibutuhkan, dan sebagainya. Dalam sistem produksi, guru, siswa, gedung, peralatan, dan perlengkapan sekolah disebut masukan (input).
Di sekolah terjadi proses belajar mengajar yang melibatkan semua input. Para siswa diajar oleh guru dengan menggunakan seluruh fasilitas sekolah seperti gedung dan laboratorium. Kepala sekolah bersama wakil kepala sekolah melakukan pengendalian agar seluruh proses berjalan sesuai dengan rencana. Dalam sistem produksi, kegiatan belajar-mengajar di sekolah seperti itu dikenal dengan proses transformasi (transformation).
Setelah menjalani proses transformasi selama tiga tahun yang diakhiri dengan Ujian Nasional, siswa meninggalkan sekolah. Siswa berubah dari sebuah masukan menjadi keluaran (output).
Kemudian, kepala sekolah bersama para guru akan mengevaluasi proses belajar yang berjalan di sekolah dengan melihat hasil Ujian Nasional atau jumlah siswa yang lulus SPMB. Dalam sistem produksi, proses yang demikian disebut dengan umpan balik (feedback).
Dari uraian di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa manajemen produksi adalah rangkaian kegiatan yang terencana dan terkendali dalam rangka mengubah input menjadi output, dan melakukan evaluasi terhadap output melalui umpan balik. Dari pengertian ini terdapat dua hal penting yang mendapat perhatian dalam manajemen produksi, yaitu perancangan sistem produksi dan pengendalian sistem produksi.

b. Perancangan sistem produksi
Ketika merancang sistem produksi, manajemen harus mempertimbangkan rancangan produk (jasa), volume produksi, proses produksi, lokasi dan tata letak, serta rancangan kerja.
1. Rancangan produk (jasa). Rancangan produk dipelajari oleh bagian produksi
untuk mengetahui berbagai aspek yang berkaitan dengan proses produksi.
Contohnya, apakah teknologi yang dimiliki saat ini mampu memproduksi produk yang
diusulkan. Jika tidak memungkinkan, apakah tekonologi yang ada harus diganti
sebagian atau seluruhnya.
2. Volume produksi. Manajemen harus mempertimbangkan kapasitas produksi
yang dimiliki. Contohnya, apakah fasilitas produksi yang dimiliki mampu
menghasilkan produk dalam jumlah yang sesuai dengan yang diharapkan.
Kemudian, berapa jumlah yang diproduksi agar tidak terjadi kelebihan produksi.
Kelebihan produksi berarti menumpuknya persediaan, yang berdampak buruk bagi
keuangan perusahaan.
3. Proses produksi. Ketika merancang sistem produksi, manajemen
harus mempertimbangkan proses produksi yang paling efisien. Contohnya, apakah
proses produksi memerlukan dukungan teknologi baru, atau cukup hanya dengan
memodifikasi teknologi yang telah ada. Selain masalah efisiensi, proses produksi
harus mampu memenuhi tuntutan dari rancangan produk. Dengan demikian, produk
yang dihasilkan nantinya sesuai dengan yang diharapkan.
4. Lokasi dan tata letak. Setelah proses produksi dipilih, langkah selanjutnya
adalah merancang lokasi dan tata letak dari proses produksi. Lokasi dan tata letak
didesain sedemikian rupa sehingga efisien. Contohnya, gudang penyimpanan bahan
baku dan barang jadi sebaiknya berdekatan dengan lokasi proses produksi.
Keputusan lokasi dan tata letak juga harus memperhatikan peraturan-peraturan
yang berlaku. Pemerintah biasanya memiliki peraturan yang berkaitan dengan lokasi
pabrik atau industri.
5. Rancangan pekerjaan. Tahap akhir dari perancangan sistem produksi adalah
menentukan pembagian kerja, membuat standar kerja, dan sebagainya. Melalui
rancangan pekerjaan, ditetapkan cara yang terbaik untuk melaksanakan pekerjaan.
Pada tahap ini juga ditentukan para pelaksana dari sistem operasi.

c. Pengendalian sistem produksi
Pengendalian sistem produksi berkaitan dengan dua masalah utama manajemen
operasi, yaitu masalah mutu dan persediaan.
1) Pengendalian mutu. Perusahaan harus dapat menjaga supaya mutu barang
tetap terjamin.
Usaha tersebut dapat dilakukan dengan memperhatikan hal-hal berikut.
a) Bahan baku (input) yang digunakan harus bermutu. Jika input bermutu, maka
secara umum output juga akan bermutu.
b) Penggunaan teknologi maju untuk menjamin mutu.
c) Penetapan tanggal berlakunya produk. Umumnya, penggunaan produk ada batas
waktunya. Produk yang melampaui batas waktu yang ditetapkan harus ditarik
dari pasar.
d) Pengepakan (pengemasan) yang baik untuk mempertahankan mutu barang
dan menarik perhatian konsumen.
2) Manajemen persediaan. Berhasil tidaknya perusahaan menjual barang dalam banyak
hal bergantung pada ada persediaan. Dalam pemikiran yang sederhana, siapkan saja
persediaan dalam jumlah yang cukup. Persediaan yang cukup besar akan
membutuhkan biaya yang besar pula. Oleh karena itu, harus dipikirkan berapa jumlah
persediaan yang ideal agar perusahaan beroperasi secara efisien dan efektif. Kejadian
yang harus dihindari adalah bahwa pada saat ada pesanan, perusahaan tidak
mempunyai persediaan barang. Untuk mengantisipasi kejadian tersebut, perlu ada kerja
sama antara bagian persediaan dan bagian pemasaran. Penanganan yang terbaik
adalah dengan menggunakan penghitungan jumlah persediaan yang efisien (Economic
Order Quantity), peramalan kebutuhan persediaan yang tepat, dan mengontrol
persediaan secara ketat.

2. Manajemen Pemasaran
     Menurut Philip Kotler, pemasaran adalah suatu proses sosial dan manajerial di mana seseorang atau kelompok memperoleh apa yang mereka butuhkan dan inginkan melalui penciptaan dan pertukaran produk dan nilai.
Dari pengertian pemasaran di atas, manajemen pemasaran diartikan sebagai kegiatan pengaturan secara optimal dari fungsi pemasaran agar kegiatan pertukaran atau penyampaian barang dari produsen ke konsumen dapat berjalan lancar dan memuaskan melalui riset pasar, promosi, pengaturan organisasi pemasaran, sistem distribusi, dan bagaimana memuaskan pelanggan.
Manajemen pemasaran merupakan salah satu bidang operasional dalam perusahaan yang harus ditangani dengan sungguh-sungguh. Sebelum suatu produk dipasarkan, terlebih dahulu diperkirakan atau dipastikan apakah produk tersebut akan laku dijual atau tidak. Setiap barang yang diproduksi tidak selalu ada yang membeli. Bahkan, sering terjadi bahwa sebuah produk tidak laku di pasaran akibat tidak sesuai dengan selera pasar atau konsumen. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan riset pasar sebelum membuat produk baru.

a. Riset pasar
    Pasar merupakan indikator pemberian informasi yang memengaruhi bidang-bidang lainnya. Jika salah dalam menafsirkan keadaan pasar bisa berakibat fatal dalam penentuan kebijakan perusahaan. Dalam riset pasar harus benar-benar diadakan penelitian dan sedapat mungkin dihindari pengambilan kesimpulan yang salah. Riset pasar yang dilakukan berbeda untuk setiap jenis pasar. Riset pasar untuk pasar persaingan monopoli akan berbeda dengan riset pasar untuk pasar persaingan sempurna.

b. Segmentasi, targeting, dan positioning
Proses pemilihan pasar oleh manajemen pemasaran diawali dari proses segmentasi. Segmentasi adalah proses identifikasi sekelompok konsumen homogen yang akan dilayani perusahaan. Contohnya, Astra Internasional (Astra), yang merupakan produsen mobil. Astra membuat mobil yang ditujukan sebagai kendaraan rumah tangga dan kendaraan niaga.
Oleh Astra, konsumen kendaraan keluarga kemudian dipilah lagi menjadi beberapa kelompok pasar yang homogen. Misalnya keluarga yang menyukai mobil sedan dan keluarga yang menyukai minibus. Pengelompokkan segmen pasar ke dalam beberapa kelompok pasar yang homogen disebut targeting.
Katakanlah Astra menargetkan pasar kendaraan keluarga jenis minibus yang akan dilayani. Proses selanjutnya yang harus dilakukan Astra adalah positioning. Dalam hal ini, Astra memosisikan kendaraan minibus yang diproduksinya sebagai kendaraan keluarga jenis minibus yang hemat bahan bakar.

c. Bauran pemasaran
Terdapat empat unsur penting yang perlu diperhatikan perusahaan dalam memasarkan produknya kepada konsumen. Keempat unsur tersebut adalah produk, harga, promosi, dan distribusi, atau yang lebih dikenal dengan 4P (product, price, promotion, dan place).
1) Produk (product). Perusahaan harus mampu mengidentifikasi aspek-aspek apa
saja yang diinginkan oleh konsumen dari suatu produk. Selain aspek fungsional,
konsumen umumnya akan mempertimbangkan aspek lain, misalnya, mutu dan
kemudahan penggunaan dari suatu produk. Singkatnya, perusahaan harus mampu
menawarkan produk yang sesuai dengan kebutuhan pasar  sasarannya.
2) Harga (price). Harga memainkan peranan penting dalam pemasaran. Mutu produk
yang baik menjadi tidak ada artinya apabila konsumen enggan membeli produk
tersebut karena alasan harga. Oleh karena itu, perusahaan harus
mempertimbangkan daya beli dari konsumen yang menjadi sasarannya.
3) Promosi (promotion). Banyak bukti menunjukkan bahwa keberhasilan produk di
pasar ditentukan aktivitas promosi perusahaan. Penggunaan media promosi, seperti
media elektronik dan cetak, adalah penting untuk menyampaikan pesan tentang
produk.
4) Distribusi atau penempatan (place). Unsur terakhir dari bauran pemasaran adalah
distribusi. Produk yang baik dengan harga yang wajar dan promosi yang tepat
sasaran, menjadi tidak ada artinya apabila konsumen mengalami kesulitan untuk
mendapatkan produk tersebut. Oleh karena itu, perusahaan memilih saluran
distribusi yang sesuai dengan produk yang dipasarkan.
Keberhasilan pemasaran suatu produk atau jasa tidak tergantung hanya pada
keunggulan salah satu dari unsur tersebut karena keempat unsur tersebut saling
berkait. Keempat unsur pemasaran tersebut dikenal dengan istilah bauran
pemasaran (marketing mix).

d. Kepuasan pelanggan
Pelanggan merupakan raja yang harus dipenuhi kebutuhannya. Pemenuhan kebutuhan ini mengacu pada kepuasaan konsumen dalam jangka panjang. Memberi kepuasaan pada konsumen dalam jangka panjang bukan hal yang mudah. Kepuasaan jangka panjang dapat terpenuhi dengan memperhatikan hal-hal berikut.
1)  Mutu barang. Barang yang dipasarkan harus memenuhi standar mutu yang
sesuai dengan keinginan konsumen.
2) Mudah mendapatkan produk tersebut.
3) Pelayanan purnajual. Barang yang dijual harus selalu diikuti penggunaannya. Jika
ada kesulitan dalam penggunaannya, maka konsumen harus mendapat kepastian
kepada siapa hal itu dilaporkan. Misalnya, PT Astra Internasional, pemegang merek
mobil Toyota di Indonesia, memberi layanan purnajual demi kepuasaan pelanggan.
Mereka mempersiapkan teknisi yang dapat membantu pemakai mobil Toyota jika
mereka menemui kesulitan.

3. Manajemen Keuangan
Manajemen keuangan adalah manajemen yang berhubungan dengan langkah untuk mendapatkan dana yang dibutuhkan dan bagaimana penggunaannya dalam rangka mencapai tujuan. Hal-hal yang berkaitan dengan manajemen keuangan adalah manajemen sumber dana, manajemen penggunaan dana, dan pengawasan penggunaan dana.
a. Sumber dana
Manajer keuangan harus dapat memilih sumber dana yang akan digunakan dalam
perusahaan. Sumber dana itu dapat berasal dari dalam perusahaan dan dari luar
perusahaan.
1) Dana dari dalam perusahaan. Perusahaan dapat memperoleh dana dari perusahaan
dengan kebijakan menahan pembagian dividen. Para manajer keuangan harus dapat
memberi argumentasi kepada pemegang saham agar sebagian keuntungan
perusahaan disisihkan untuk memperbesar dana yang sudah ada. Manajer
keuangan harus memberi alasan yang tepat agar rapat umum pemegang saham
menyetujui sebagian laba ditahan untuk meningkatkan aset perusahaan.
2) Dana dari luar perusahaan. Perusahaan dapat memperoleh dana dari luar seperti
pasar modal, pinjaman dari bank, dan sumber-sumber lainnya. Dana dari luar
perusahaan dapat berbentuk modal perusahaan dan pinjaman. Jika perusahaan
menarik dana dengan cara menjual saham, dana tersebut menjadi modal sendiri.
Artinya, jumlah saham yang beredar bertambah banyak. Pemegang saham adalah
pemilik dan mereka berhak mendapat dividen. Di lain pihak, dana dari luar
perusahaan dalam bentuk pinjaman tidak begitu memengaruhi kebijakan
perusahaan. konsekuensinya, perusahaan harus membayar bunga tanpa terikat
dengan laba-rugi yang diperoleh perusahaan. Pemilihan bentuk dana dari
luar tergantung dari beberapa pertimbangan, tetapi secara umum kebutuhan aktiva
lancar harus menggunakan dana sendiri, sedangkan investasi sebaiknya
menggunakan pinjaman.

b. Penggunaan dana
Dana yang ada pada perusahaan, baik yang bersumber dari dalam maupun dari luar perusahaan harus digunakan sebaik mungkin. Hal ini bertujuan agar nilai perusahaan semakin meningkat pada masa yang akan datang. Dana itu dapat digunakan untuk hal-hal berikut:
1) Penanaman modal jangka pendek. Penanaman modal jangka pendek diwujudkan
dalam usaha-usaha yang bersifat sementara, seperti pembelian surat berharga,
tabungan, dan penanaman modal lainnya. Karena sifatnya jangka pendek, pembelian
surat berharga harus dalam bentuk tabungan di bank, dana tersebut harus dapat
dicairkan kapan pun saat dibutuhkan.

2) Penanaman modal jangka panjang. Penanaman modal jangka panjang diwujudkan
dalam usaha-usaha yang bersifat permanen, seperti pembangunan gedung
bertingkat atau pemberian pinjaman dengan jangka waktu pengembalian lebih dari
satu tahun. Penanaman modal seperti itu harus dilakukan dengan hati-hati karena
jika terjadi kesalahan akan sulit diperbaiki.

c. Pengawasan penggunaan dana
Dana yang digunakan harus diawasi agar sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan. Kesalahan penggunaan dana dapat mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Untuk tujuan efisiensi dan efektivitas, sebaiknya perusahaan menetapkan pola penggunaan dana yang disertai pola pengawasannya.

4. Manajemen Personalia
Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja (PHK) dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perseorangan. Hal-hal yang berhubungan dengan manajemen personalia antara lain sebagai berikut:

a. Penerimaan pegawai
Penerimaan pegawai harus dapat menjaring sumber daya manusia yang sesuai                dengan kebutuhan. Langkah-langkah yang diperlukan pada penerimaan pegawai adalah
sebagai berikut:
1) Analisis jabatan. Untuk penerimaan pegawai, terlebih dahulu diadakan analisis
jabatan yang akan diisi. Berdasarkan analisis jabatan akan diketahui kriteria orang
yang akan ditempatkan atau diseleksi.
2) Seleksi penerimaan pegawai. Seleksi penerimaan pegawai digunakan untuk
memastikan siapa yang ditunjuk atau tepat untuk mengisi suatu jabatan. Seleksi
tersebut harus dapat menggambarkan kualifikasi calon bersangkutan. Setelah
berhasil menentukan orang untuk mengisi suatu jabatan, langkah berikutnya adalah
tahap pelatihan.
3) Pelatihan dan pendidikan. Mempersiapkan pegawai untuk mengisi suatu pekerjaan
memerlukan proses, yaitu melalui pelatihan. Pelatihan memungkinkan seseorang
memiliki pengetahuan atau keterampilan untuk menduduki suatu posisi. Setelah
mengikuti pelatihan diharapkan yang bersangkutan mampu bekerja sesuai dengan
tuntutan pekerjaan.

b. Penilaian pegawai
Pegawai sebagai bagian dari perusahaan harus dinilai atas prestasi dan kemampuannya dalam melakukan pekerjaan. Penilain harus didasarkan atas sikap yang objektif. Seseorang tidak boleh membeda-bedakan orang lain baik karena hubungan pertemanan maupun saudara. Penilaian baik tidaknya seseorang dalam melaksanakan pekerjaan sebaiknya ditentukan oleh kemampuan orang tersebut menjabarkan pekerjaan demi mencapai tujuan dan dedikasinya dalam rangka mengemban misi organisasi.

c. Promosi dan mutasi
Setelah mengadakan penilaian atas pegawai yang bersangkutan, ada beberapa kemungkinan sebagai akibat dari penilaian tersebut.
1) Pertimbangan untuk memberhentikan. Tindakan ini terpaksa dilakukan karena yang
bersangkutan tidak layak menjadi pegawai perusahaan tersebut. Layak tidaknya
menjadi pegawai disebabkan oleh beberapa hal berikut:
a) Sering melakukan pelanggaran dengan sengaja.
b) Tidak dapat bekerja sama dengan orang lain.
c) Tidak memiliki kemampuan.
Memberhentikan seseorang harus dengan alasan yang jelas dan masuk akal.
Sebelum diberhentikan, sebaiknya terlebih dahulu diberi peringatan.
2) Dipindahkan ke lingkup pekerjaan yang lebih sempit. Tindakan ini dilakukan sebagai
akibat kesimpulan penilaian terhadap seseorang yang dianggap tidak mampu lagi
mengisi jabatan lama yang lingkupnya lebih luas. Sebagai jalan keluar, ia diberi
jabatan yang lebih rendah atau lebih sempit lingkupnya.
3) Dipindahkan ke jabatan lain. Tindakan ini dilakukan karena seseorang tidak cocok
pada pekerjaannya yang sekarang, sehingga ia dipindahkan ke pekerjaan baru yang
masih satu level.
4) Promosi. Promosi adalah pemberian kepercayaan kepada seseorang untuk
menduduki jabatan yang lebih tinggi. Hal ini merupakan suatu penilaian yang positif
untuk orang yang bersangkutan. Promosi akan member motivasi kepada seseorang
untuk bekerja lebih giat.

d. Motivasi
Menurut George Terry, salah satu fungsi manajemen adalah actuating (penggerakan). Penggerakan merupakan suatu langkah dalam organisasi agar anggota dapat atau mau bekerja dengan maksimal. Untuk bekerja secara maksimal ia perlu diberi motivasi, antara lain diberikan dalam bentuk penghargaaan terhadap prestasinya, pujian, kepastian pengembangan diri pada perusahaan, dan penghargaan bahwa ia adalah pribadi yang diperhitungkan keberadaannya.

5. Manajemen Administrasi

Manajemen administrasi memberi perhatian pada pemberian layanan di bidang administasi, penggunaan alat yang efektif, dan kemudahan pada bidang lain. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal berikut:
a. Pengadministrasian kegiatan
Kegiatan dalam organisasi berukur besar sangat banyak dan beragam sehingga
perlu dilengkapi dengan pengadministrasian terpadu. Bentuknya adalah bahwa
setiap bagian masih mempunyai hubungan dengan bagian administrasi, baik
menyangkut data, kepegawaian, hubungan ke luar, hubungan dengan pemerintah,
maupun hubungan jaringan komputer pusat dengan bagian-bagian lain.
b. Pemakaian alat-alat perkantoran
    Pemakaian alat-alat kantor harus efektif dan efisien agar dapat menunjang
kemajuan organisasi. Setiap bagian harus diatur untuk menggunakan berbagai
peralatan yang ada.
c. Pemeliharaan organisasi
    Manajemen administrasi harus memikirkan keserasian dan efektivitas organisasi
secara keseluruhan. Berkaitan dengan itu, manajemen administrasi harus dapat
menyediakan informasi yang dibutuhkan seperti data akuntansi dalam pengambilan
keputusan ekonomi. Agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan,
manajemen administrasi juga harus melakukan pengarsipan yang baik. Arsip harus
dikelola sedemikian rupa sehingga setiap orang yang membutuhkan informasi dapat
memperolehnya. Dengan informasi yang lengkap, organisasi dapat beroperasi
dengan baik.